Kebijakan Privasi

Bagaimana PT Rencana Bijak Indonesia mengelola dan melindungi data pribadi Anda.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana PT Rencana Bijak Indonesia (“PT”, “Rencana Bijak”, atau “kami”) mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, mengamankan, dan membagikan Data Pribadi Pengguna dalam rangka penyediaan layanan melalui situs rencanabijak.com dan aplikasi Rencana Bijak (“Situs”). Kami berkomitmen melindungi privasi Anda dan memastikan Data Pribadi dikelola secara bertanggung jawab sesuai Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”) dan peraturan terkait.

Dengan mengakses dan menggunakan Situs, Anda dianggap telah membaca dan memberikan persetujuan terhadap praktik pengumpulan dan penggunaan data sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.

1. Definisi

“Data Pribadi” adalah setiap data mengenai individu yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, termasuk namun tidak terbatas pada nama, alamat, nomor identitas, data kontak, dan informasi keuangan;
“Pengguna” adalah setiap individu yang mengakses atau menggunakan Situs;
“Klien” adalah Pengguna yang telah melakukan pemesanan janji temu konsultasi dengan Perencana Keuangan melalui Situs, atau yang telah mengisi asesmen dan memiliki akun klien;
“Peserta Webinar” adalah Pengguna yang membeli akses Lifetime Financial Planning Webinar, mengambil tiket tamu, atau diundang oleh peserta;
“Mitra Afiliasi” adalah pihak yang diundang PT untuk mempromosikan program PT melalui tautan atau kode kupon dan menerima komisi;
“Mitra” adalah Pengguna yang terdaftar sebagai anggota Rencana Bijak dan memakai aplikasi sebagai alat kerja, termasuk mentor dan leader;
“Perencana Keuangan” adalah profesional bersertifikasi Certified Financial Planner (CFP®) yang ditunjuk PT dan tercantum dalam direktori Situs;
“Pihak Ketiga” adalah pihak lain di luar PT dan Pengguna yang terlibat dalam penyediaan layanan, termasuk Perencana Keuangan, penyedia layanan pembayaran, dan Perusahaan Asuransi.

2. Data yang kami kumpulkan

Kami menerapkan prinsip minimisasi: hanya mengumpulkan data yang benar-benar diperlukan untuk layanan. Data yang diberikan secara langsung meliputi:

Informasi identitas: nama lengkap dan, apabila relevan untuk keperluan konsultasi, data identitas lain yang Anda berikan secara sukarela;
Informasi kontak: alamat email, nomor telepon/WhatsApp, alamat domisili;
Informasi pemesanan: layanan dan Perencana Keuangan yang dipilih, tanggal dan waktu, cara bertemu, catatan tambahan, kode voucher, serta catatan persetujuan Syarat & Ketentuan dan Disclosure Dua Jalur;
Informasi pendaftaran webinar: nama, email, nomor WhatsApp, kode kupon, dan catatan persetujuan. Untuk fitur ajak teman, peserta memberikan nama dan email temannya, yang hanya kami pakai untuk mengirim link sesi;
Ulasan dan penilaian bintang yang Anda berikan setelah sesi konsultasi;
Informasi asesmen: jawaban asesmen literasi dan inklusi keuangan, serta data pendukung seperti usia, pekerjaan, pendapatan bulanan, dan jumlah tanggungan yang Anda isi secara sukarela;
Data keuangan yang Anda masukkan sendiri ke akun klien (misalnya arus kas, aset, dan utang), apabila Anda memilih mengisinya;
Catatan polis asuransi yang Anda masukkan ke akun klien, apabila Anda memilih mengisinya: nomor polis, perusahaan asuransi, jenis (konvensional atau syariah), jenis proteksi, jenis produk, Uang Pertanggungan, premi, masa pertanggungan, dan catatan Anda, serta scan halaman detail polis yang Anda unggah. Informasi ini dapat mengungkap kondisi keuangan dan perlindungan Anda, sehingga kami memperlakukannya dengan tingkat kehati-hatian tinggi. Kami tidak meminta Anda mengunggah dokumen selain halaman detail polis;
Perhitungan tujuan keuangan yang Anda isi di akun klien setelah fitur tersebut dibuka (nama tujuan, perkiraan biaya, jangka waktu, asumsi, dan dana yang sudah ada);
Book Plan, yaitu dokumen perencanaan keuangan yang disusun bersama Perencana Keuangan, yang haknya ada pada Anda sebagai Klien;
Untuk Perencana Keuangan dan Mitra Afiliasi: data rekening bank tujuan transfer (nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik) untuk pembayaran bagi hasil atau komisi;
Untuk Mitra: jadwal yang dibuat di aplikasi (mentoring, WAC, webinar, training, dan janji klien yang Mitra pilih untuk dibagikan), serta sesi mentoring beserta refleksi Mitra dan catatan mentor;
Untuk Mitra pengguna Konsultasi UW: dokumen medis atau dokumen pendukung lain yang Mitra lampirkan secara sukarela, HANYA dalam bentuk gambar yang sudah ditutup (nama, tanggal, nomor identitas, alamat, dan kontak disamarkan di perangkat Mitra sebelum dikirim). Dokumen semacam ini dapat memuat data kesehatan, yaitu Data Pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP;
Untuk Mitra yang menyambungkan Google Calendar: acara pada satu kalender yang Mitra pilih (judul, waktu, lokasi, dan catatan acara), serta token akses yang disimpan terenkripsi;
Informasi komunikasi: pesan, pertanyaan, atau keluhan yang dikirimkan melalui formulir kontak atau saluran komunikasi resmi.

Data yang dikumpulkan secara otomatis saat Anda mengakses Situs meliputi: alamat Protokol Internet (IP); jenis dan versi peramban; jenis perangkat dan sistem operasi; riwayat kunjungan dan aktivitas di Situs; perkiraan lokasi geografis berdasarkan alamat IP; serta informasi cookie dan teknologi serupa.

Tautan afiliasi: apabila Anda membuka Situs melalui tautan Mitra Afiliasi, kami mencatat kode afiliator dan waktu klik tanpa mencatat identitas Anda. Kode dan waktu klik juga disimpan di peramban Anda (penyimpanan lokal) agar pembelian yang terjadi kemudian dapat dikaitkan dengan Mitra Afiliasi tersebut. Mitra Afiliasi hanya melihat inisial nama pembeli, tanggal, dan nominal transaksi, tidak melihat email atau nomor telepon Anda.

Data pembayaran (termasuk data kartu) dikelola sepenuhnya oleh payment gateway resmi (saat ini: Xendit). PT tidak menyimpan data kartu Anda.

3. Tujuan penggunaan data

Penyediaan layanan utama: memproses dan mengelola pemesanan konsultasi; mengirimkan konfirmasi, undangan kalender beserta tautan Google Meet, pengingat jadwal, dan pemberitahuan perubahan; menghubungkan Klien dengan Perencana Keuangan yang relevan;
Penyelenggaraan webinar: memproses pembelian, mengirim link Zoom, link grup WhatsApp peserta, dan pengingat sesi; mengirim tiket tamu dan undangan teman; mencatat komisi Mitra Afiliasi;
Penyelesaian sesi dan ulasan: mencatat penyelesaian sesi dan ulasan Klien. Penilaian bintang dapat tampil di profil Perencana Keuangan, dan teks ulasan tampil hanya setelah diperiksa admin dengan nama Klien disamarkan;
Pembayaran kepada Perencana Keuangan dan Mitra Afiliasi: menghitung dan mentransfer bagi hasil atau komisi ke rekening yang mereka daftarkan, serta mencatatnya untuk pembukuan dan perpajakan;
Akun klien: membuat akun dari email Anda, mengirim link masuk (tanpa password), dan menampilkan hasil asesmen serta data Anda hanya kepada Anda dan Perencana Keuangan yang Anda izinkan. Akun klien diakses melalui alamat khusus klien (klien.rencanabijak.com), terpisah dari alamat aplikasi mitra. Data keuangan yang Anda isi sendiri hanya dapat Anda ubah; Perencana Keuangan yang Anda izinkan dapat melihatnya;
Dashboard dan indikator: dari data yang Anda isi, akun klien menampilkan gambaran edukatif, misalnya pembagian arus kas, kecukupan dana darurat, rasio cicilan, dan total perlindungan dari polis yang Anda catat. Indikator ini bahan belajar dan pembuka diskusi dengan Perencana Keuangan, bukan penilaian, nasihat, maupun penawaran produk;
Catatan polis dan verifikasi: kami menghitung total Uang Pertanggungan dari polis yang Anda catat agar Perencana Keuangan dapat membahas kecukupan perlindungan bersama Anda. Perencana Keuangan yang Anda izinkan dapat menandai suatu polis sebagai “terverifikasi” setelah mencocokkannya dengan scan yang Anda unggah. Perubahan nomor polis, perusahaan, atau Uang Pertanggungan mengembalikan status ke “belum diverifikasi”;
Tujuan keuangan: perhitungan tujuan keuangan tersedia di akun Anda dan dibuka setelah Anda berkonsultasi dengan Perencana Keuangan. Setelah dibuka, Anda dapat mengubahnya, dan Perencana Keuangan yang Anda izinkan dapat melihatnya;
Bantuan mengisi: Perencana Keuangan CFP yang Anda izinkan dapat membantu mengisi catatan polis dan tujuan keuangan atas nama Anda. Data tetap milik Anda, dan sistem mencatat siapa yang terakhir mengisinya;
Pembinaan Mitra: mengelola jadwal kerja, memantau kemajuan sesi mentoring masa probation, serta memproses refleksi dan persetujuan mentor;
Konsultasi UW: menjawab satu pertanyaan Mitra tentang underwriting berdasarkan gambar dokumen yang sudah ditutup, hanya untuk keperluan pembinaan dan tidak untuk menilai atau mengambil keputusan atas orang yang tercantum di dokumen;
Komunikasi dan dukungan pelanggan: menanggapi pertanyaan, keluhan, atau permintaan; mengirimkan informasi terkait layanan yang Anda pesan;
Komunikasi pemasaran (opsional): mengirimkan informasi program edukasi, webinar, dan penawaran lain, hanya apabila Anda memberikan persetujuan terpisah untuk ini, dan Anda dapat menariknya kapan saja;
Peningkatan layanan: analisis statistik dan riset untuk perbaikan fitur dan pengalaman pengguna;
Kepatuhan hukum: memenuhi kewajiban hukum, peraturan, atau permintaan resmi dari otoritas berwenang.

4. Dasar pengolahan

Pengolahan Data Pribadi dilakukan berdasarkan: (a) persetujuan Anda (pencentangan kotak persetujuan, disertai klik link masuk akun klien yang memastikan email tersebut milik Anda, serta penggunaan Situs); (b) pelaksanaan perjanjian (pengolahan yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban dalam rangka pemesanan layanan konsultasi, pembelian program webinar, keanggotaan Mitra, atau kemitraan afiliasi); (c) kepentingan sah PT dalam penyediaan dan pengembangan layanan; dan (d) pemenuhan kewajiban hukum yang berlaku. Untuk Data Pribadi yang bersifat spesifik (misalnya data kesehatan pada dokumen yang Mitra lampirkan di Konsultasi UW), dasarnya adalah persetujuan eksplisit yang diberikan terpisah pada setiap unggahan, dengan mencentang pernyataan persetujuan setelah Mitra memeriksa hasil penyamaran.

5. Jadwal, mentoring, dan Google Calendar (untuk Mitra)

Jadwal yang Mitra buat di aplikasi dapat dilihat oleh Mitra sendiri, Mentor 1, leader yang membawahi Mitra, dan administrator, sebatas yang diperlukan untuk pembinaan. Janji klien hanya terlihat oleh mereka bila Mitra memilih membagikannya, dan Mitra tidak boleh menuliskan nama lengkap klien di judul jadwal;
Sesi mentoring dinyatakan selesai setelah Mitra menulis refleksi dan Mentor 1 menyetujuinya. Refleksi dibaca oleh Mentor 1, dan ringkasan kemajuan dapat dilihat leader dan administrator. Mitra tidak boleh menuliskan data pribadi klien di refleksi;
Tombol “Tambah ke Google Calendar” hanya membuka Google Calendar dengan data jadwal yang sudah terisi, tanpa memberi aplikasi akses ke kalender Mitra;
Sinkron Google Calendar bersifat OPSIONAL dan terpisah dari login. Mitra yang menyambungkannya memberi izin tambahan di layar persetujuan Google lalu memilih satu kalender. Aplikasi hanya membaca dan menulis di satu kalender pilihan itu. Perlu diketahui bahwa izin Google untuk acara bersifat luas; pembatasan ke satu kalender dijalankan oleh aplikasi, bukan oleh Google;
Acara dari kalender tersebut masuk ke aplikasi sebagai jadwal PRIVAT yang hanya terlihat oleh Mitra, kecuali Mitra membagikannya. Apabila Mitra memilih kalender utama atau pribadi, seluruh acara di dalamnya ikut masuk ke aplikasi, sehingga kami menyarankan kalender khusus pekerjaan;
Mitra dapat memutus sambungan kapan saja dari aplikasi atau dari pengaturan akun Google. Saat diputus, token akses dihapus dari sistem kami dan sinkron berhenti;
Penggunaan dan pengalihan informasi yang diterima dari API Google mengikuti Kebijakan Data Pengguna Layanan API Google, termasuk persyaratan Limited Use. Data kalender tidak dipakai untuk iklan dan tidak dibagikan ke pihak lain.

6. Unggah dokumen di Konsultasi UW (untuk Mitra)

Fitur ini boleh dipakai untuk melampirkan foto atau PDF dokumen medis atau dokumen pendukung lain (maksimal 4 halaman) agar pertanyaan underwriting dapat dijawab. Mitra tidak wajib melampirkan;
Penyamaran identitas dilakukan di perangkat Mitra SEBELUM apa pun dikirim. Berkas asli tidak pernah dikirim ke server kami;
Mitra wajib memeriksa hasilnya, menutup sendiri bagian yang terlewat, lalu mencentang pernyataan persetujuan sebelum mengirim. Mitra dilarang melampirkan dokumen yang masih memuat identitas;
Gambar yang sudah ditutup diteruskan ke penyedia layanan AI (saat ini Google, model Gemini) sebagai pemroses untuk menjawab satu pertanyaan itu. Aplikasi tidak menyimpan gambar tersebut dan hanya menyimpan teks pertanyaan serta jawaban. Pengolahan oleh penyedia layanan AI dapat dilakukan di luar wilayah Indonesia;
Mitra bertanggung jawab memastikan ia berhak memakai dokumen tersebut, dan tidak menggunakannya untuk tujuan lain di luar pembinaan underwriting.

7. Pembagian data

PT tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan Data Pribadi Anda kepada pihak lain untuk tujuan komersial. Pembagian data hanya dilakukan dalam kondisi terbatas berikut:

Kepada Perencana Keuangan yang Anda pilih atau yang mengundang Anda mengisi asesmen, untuk persiapan dan pelaksanaan sesi konsultasi;
Apabila Anda mengisi asesmen tanpa kode Perencana Keuangan, kepada Perencana Keuangan CFP Rencana Bijak yang aktif dan ditugaskan menghubungi Anda. Perencana Keuangan tersebut dapat meneruskan data Anda kepada sesama Perencana Keuangan CFP Rencana Bijak apabila dinilai lebih sesuai melayani Anda, hanya untuk keperluan menghubungi dan melayani Anda;
Apabila Anda belum didampingi Perencana Keuangan atau advisor mana pun, akun klien menampilkan daftar Perencana Keuangan CFP yang dapat Anda pilih. Perencana Keuangan baru dapat melihat data Anda setelah Anda memilihnya. Apabila Anda sudah didampingi seorang advisor, kami tidak menawarkan Perencana Keuangan lain;
Anda boleh dilayani oleh lebih dari satu Perencana Keuangan. Setiap Perencana Keuangan hanya dapat melihat data Anda selama Anda mengizinkan;
Catatan polis Anda di akun klien dan catatan nasabah yang dimiliki advisor di sistem lain adalah dua catatan terpisah. Bila nomor polisnya sama, advisor yang bersangkutan hanya melihat petunjuk bahwa nomornya sama; advisor tidak otomatis melihat isi catatan Anda;
Kepada penyedia layanan teknis yang membantu operasional Situs (penyedia hosting, payment gateway Xendit untuk pembayaran dan transfer, Google untuk undangan kalender dan Google Meet, Zoom untuk webinar, platform email dan komunikasi, penyedia layanan AI untuk fitur Mentor Bijak dan Konsultasi UW), dengan kewajiban perjanjian kerahasiaan dan keamanan data;
Kepada Perusahaan Asuransi HANYA atas pilihan eksplisit Anda untuk pengajuan asuransi melalui jalur keagenan (rezim terpisah sebagaimana diatur dalam Syarat & Ketentuan), untuk keperluan underwriting dan penerbitan polis;
Apabila diwajibkan oleh perintah pengadilan, permintaan otoritas berwenang, atau ketentuan hukum yang berlaku.

Anda dapat mencabut izin lihat setiap Perencana Keuangan kapan saja lewat satu tombol di halaman akun klien Anda. Setelah dicabut, Perencana Keuangan tersebut tidak dapat lagi melihat data Anda di sistem kami.

Data dari jalur keagenan asuransi tidak pernah masuk ke sistem PT, dan data klien PT tidak pernah digunakan untuk kegiatan jalur keagenan.

8. Keamanan

Kami menerapkan langkah keamanan teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi Data Pribadi dari akses tidak sah, penggunaan yang tidak semestinya, perubahan, pengungkapan, atau penghancuran, meliputi: enkripsi SSL/TLS untuk transmisi data; penyimpanan privat untuk scan polis dengan tautan akses sementara; nomor rekening ditampilkan tersamar di laporan; pembatasan akses hanya kepada personel berwenang; sistem autentikasi dan otorisasi; serta pemantauan keamanan secara berkala.

Meskipun kami telah melakukan upaya terbaik, tidak ada sistem keamanan yang sepenuhnya tidak dapat ditembus. Apabila terjadi insiden keamanan data yang berpotensi menimbulkan risiko signifikan bagi Anda, kami akan memberitahukan secara tertulis tanpa keterlambatan yang tidak wajar, serta melaporkan kepada otoritas yang berwenang sesuai UU PDP.

9. Cookie dan penyimpanan lokal

Situs menggunakan cookie dan teknologi serupa, termasuk penyimpanan lokal peramban, untuk meningkatkan pengalaman pengguna: cookie esensial (operasional dasar Situs, manajemen sesi login, keamanan); cookie fungsional (preferensi tampilan, kode kupon, dan kode tautan afiliasi); cookie analitik (pemahaman interaksi pengguna untuk perbaikan); dan cookie pemasaran (konten dan promosi yang relevan, hanya dengan persetujuan Anda). Anda dapat mengelola preferensi cookie melalui pengaturan peramban. Menonaktifkan cookie tertentu dapat memengaruhi fungsionalitas Situs.

10. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda memiliki hak: (a) akses, meminta informasi mengenai Data Pribadi yang kami miliki tentang Anda; (b) koreksi, meminta perbaikan atas data yang tidak akurat atau tidak lengkap; (c) penghapusan, meminta penghapusan data dalam kondisi tertentu; (d) pembatasan pengolahan; (e) portabilitas, meminta salinan data dalam format terstruktur yang dapat dibaca mesin; (f) keberatan, atas pengolahan untuk tujuan pemasaran atau berdasarkan kepentingan sah; dan (g) penarikan persetujuan kapan saja, tanpa memengaruhi keabsahan pengolahan sebelum penarikan.

Untuk menggunakan hak-hak tersebut, ajukan permintaan tertulis melalui [email protected]. Kami akan memverifikasi identitas pemohon dan merespons paling lambat 30 hari kerja (lebih cepat bila memungkinkan). Polis beserta scan-nya juga dapat Anda hapus sendiri dari akun klien.

11. Retensi data

Data pemesanan konsultasi, pembelian webinar, serta catatan bagi hasil dan komisi disimpan selama diperlukan untuk penyediaan layanan serta keperluan arsip, audit, pembukuan, perpajakan, dan kepatuhan hukum (umumnya 5 tahun), kemudian dihapus atau dianonimkan;
Data peserta webinar disimpan selama kepesertaan berlaku. Data tiket tamu dan undangan teman disimpan selama diperlukan untuk penyelenggaraan sesi dan tindak lanjutnya, kemudian dihapus atau dianonimkan sesuai prosedur yang berlaku atau atas permintaan Anda;
Data rekening Perencana Keuangan dan Mitra Afiliasi disimpan selama kemitraan berlaku dan selama diperlukan untuk penyelesaian pembayaran;
Data asesmen dan data akun klien (termasuk data keuangan, catatan polis, scan polis, dan tujuan keuangan yang Anda isi) disimpan sampai Anda meminta penghapusan. Setelah permintaan Anda diterima dan identitas diverifikasi, data dihapus atau dianonimkan paling lambat 30 hari kerja. Scan polis juga dihapus saat Anda menghapus polis tersebut;
Data jadwal, sesi mentoring, dan refleksi Mitra disimpan selama keanggotaan Mitra dan selama diperlukan untuk pembinaan, kemudian dihapus atau dianonimkan sesuai permintaan atau prosedur yang berlaku;
Gambar dokumen di Konsultasi UW tidak disimpan oleh aplikasi; hanya teks pertanyaan dan jawaban yang tersimpan sebagai riwayat Mitra. Token akses Google Calendar dihapus saat sambungan diputus;
Data peserta program perusahaan (pelatihan B2B) dihapus atau dianonimkan paling lama 6 bulan setelah program berakhir, kecuali peserta menjadi klien konsultasi;
Data minat program kampus dihapus apabila tidak ada tindak lanjut dalam 6 bulan.

12. Perubahan kebijakan

PT dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini sewaktu-waktu untuk mencerminkan perubahan dalam praktik pengelolaan data, layanan, atau peraturan yang berlaku. Perubahan material akan diumumkan di Situs dan/atau dikomunikasikan melalui email; versi terbaru yang bertanggal adalah versi yang berlaku.

13. Kontak

Email khusus privasi: [email protected];
Pertanyaan umum: [email protected] · +62 857-1701-4635;
Alamat: Ruko Prominence Blok 38F No. 7, Panunggangan Timur, Kec. Pinang, Kota Tangerang, Banten 15143.